§ 1
Vorstandsstruktur und Geschäftsverteilung
(1) Sind mehrere Vorstandsmitglieder bestellt, so besteht grundsätzlich Gesamtgeschäftsführungs- und Gesamtvertretungsbefugnis (§§ 16 Abs. 3 und 18 Abs. 1 der Satzung), die nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung wahrzunehmen sind. Mehrere Vorstandsmitglieder sind zu kollegialer Zusammenarbeit angehalten.
(2) Der Aufsichtsrat legt für die Vorstandsmitglieder die Geschäftsverteilung und Aufgabenbereiche fest. Der Vorstand sollte hierfür dem Aufsichtsrat einen abgestimmten Vorschlag unterbreiten, ohne dass dieser bindend ist.
(3) Der Diözesan-Caritasdirektor koordiniert als Sprecher des Vorstandes die Arbeit des Vorstandes und kann in Auslegung des Geschäftsverteilungsplanes im Einzelfall Vorgänge einem Vorstandsmitglied zuordnen. Soweit Zuständigkeiten in der Geschäftsverteilung nicht ausdrücklich geregelt sind, entscheidet er mit Zustimmung des Aufsichtsratsvorsitzenden über die Zuordnung, bis der Aufsichtsrat ggf. über eine Anpassung der Geschäftsverteilung entscheidet.
§ 2
Informationspflichten
Der Diözesan-Caritasdirektor kann sich zur Wahrnehmung seiner Koordinierungsaufgaben jederzeit über Vorgänge im Geschäftsbereich eines anderen Vorstandsmitglieds informieren, Stellungnahmen und Berichte anfordern oder sich Akten und Unterlagen vorlegen lassen. Im Übrigen sind alle
Vorstandsmitglieder verpflichtet, sich jederzeit ausreichend gegenseitig zu informieren und abzustimmen. Sie haben die Vorgänge, über die der Vorstand zu beschließen hat, in der Regel schriftlich vorzubereiten und in Abstimmung mit dem Diözesan-Caritasdirektor zur Tagesordnung der Vorstandssitzung oder für eine Entscheidung im Umlaufverfahren vorzulegen.
§ 3
Repräsentation
Als Sprecher des Vorstandes repräsentiert der Diözesan-Caritasdirektor den Vorstand des Caritasverbandes nach Innen und Außen und spricht im Rahmen der Vorstandszuständigkeit für den Verband. Er kann im Einzelfall oder für einen bestimmten Bereich diese Aufgaben den anderen Vorstandsmitgliedern übertragen.
§ 4
Vertretung des Diözesan-Caritasdirektors
Im Verhinderungsfall nimmt das nach Dienstjahren am längsten beim Diözesan-Caritasverband beschäftigte Vorstandsmitglied die Vertretung des Diözesan-Caritasdirektors in den Rechten und Pflichten nach dieser Geschäftsordnung wahr, soweit dieser im Einzelfall oder der Aufsichtsrat allgemein keine andere Anordnung getroffen hat.
§ 5
Vorstandssitzungen und Beschlussfassungen
(1) Der aus mehreren Mitgliedern bestehende Caritasvorstand trifft seine Entscheidungen durch Beschlussfassungen in Vorstandssitzungen oder im Umlaufverfahren. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der Vorstandsmitglieder gefasst. Besteht Stimmengleichheit entscheidet der Diözesan-Caritasdirektor. Wird ein Beschluss ohne die Zustimmung des Diözesan-Caritasdirektors gefasst, kann der Diözesan-Caritasdirektor den Beschluss dem Aufsichtsratsvorsitzenden zur Genehmigung vorlegen. Ohne diese Genehmigung gilt der Beschluss als abgelehnt. Der Diözesan-Caritasdirektor kann erforderlichenfalls in der Sache Regelungen treffen, die der Genehmigung des Aufsichtsrates bedürfen.
(2) Im Rahmen der laufenden Geschäftsführung und zur Ausführung gefasster Beschlüsse, kann das nach der Geschäftsverteilung zuständige Vorstandsmitglied die notwendigen Ausführungsentscheidungen treffen. Soweit ein Fall mehrere Geschäftsbereiche betrifft, ist das Vorstandsmitglied, das den mitbetroffenen Geschäftsbereich leitet, anzuhören und nach Möglichkeit im Einvernehmen mit diesem, zu handeln. In Eilfällen sind zur Abwendung von Schaden für den Verband auch Alleinentscheidungen des für den Fall zuständigen Vorstandsmitglieds möglich. Jedoch ist dieser Fall anschließend unverzüglich dem Gesamtvorstand mitzuteilen und die sich daraus ergebenen Konsequenzen durch Vorstandsbeschluss zu regeln.
(3) Beschlüsse werden in der Regel in Vorstandssitzungen gefasst, zu der der Diözesan-Caritasdirektor einlädt. Der Aufsichtsratsvorsitzende kann an den Sitzungen des Vorstandes teilnehmen. Er ist hierzu einzuladen. Der Diözesan-Caritasdirektor leitet die Vorstandssitzung. Über das Ergebnis der Sitzung ist ein Protokoll zu fertigen, das eine kurze Sachverhaltsdarstellung und die Beschlüsse enthalten sollen. Das Protokoll ist vom Protokollführer und dem Sitzungsleiter zu unterzeichnen. Soweit ein Vorstandsmitglied, das das Protokoll nicht unterzeichnet hat, Einwände erhebt, ist hierüber unverzüglich durch Vorstandsbeschluss zu befinden. Eine Protokollausfertigung erhält der Aufsichtsratsvorsitzende zur Kenntnis.
(4) Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren auf schriftliche oder telefonische Weise oder per elektronischen Mailverkehr gefasst werden, wenn nach Feststellung des Diözesan-Caritasdirektors eine Vorstandssitzung nicht rechtzeitig stattfinden kann oder eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren zweckmäßig ist. Das Ergebnis des im Umlaufverfahren gefassten Beschlusses, wird vom Diözesan-Caritasdirektor schriftlich protokolliert und den anderen Vorstandsmitgliedern sowie dem Aufsichtsratsvorsitzenden mitgeteilt. Die vorstehenden Regelungen in Abs. 1 bis 3 gelten entsprechend.
§ 6
Rechtliche Vertretung des Verbandes
(1) Gemäß der Satzung für den Caritasverband für die Diözese Fulda e.V. (§ 18) gilt auf der Grundlage des Beschlusses der Vertreterversammlung vom 21. November 2018 (nach Bischöflicher Genehmigung und entsprechender Eintragung in das Vereinsregister) folgende Vertretungsregelung:
Zur rechtsverbindlichen Vertretung des Verbandes ist die Unterschrift eines Vorstandsmitgliedes ausreichend.
Grundsätzlich sind rechtsverbindliche Unterschriften von zwei Vorstandsmitgliedern zu leisten.
Die Alleinvertretungsberechtigung ist beschränkt auf die Fälle, falls nur ein Vorstandsmitglied anwesend ist. Alleinvertretungsberechtigung besteht nur bei
- Urlaub
- Krankheit
- sonstiger Abwesenheit über 4 Tage
des jeweils anderen Vorstandsmitgliedes.
Über die im Rahmen der Alleinvertretungsberechtigung getätigten Rechtsgeschäfte sind der Gesamtvorstand sowie der Aufsichtsratsvorsitzende zeitnah und umfassend in Kenntnis zu setzen.
(2) Zur Erteilung von Vollmachten an Mitarbeiter oder Dritte ist stets ein Vorstandsbeschluss notwendig. Die Erteilung von General-, Gattungs- oder Bereichsvollmachten bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrates.
§ 7
Zusammenarbeit mit Aufsichtsrat und Bischöflicher Aufsicht
Der Diözesan-Caritasdirektor – oder im Verhinderungsfall das ihn nach § 4 vertretende Vorstandsmitglied – ist für die Zusammenarbeit und den Verwaltungsverkehr mit den Organen des Verbandes und der Bischöflichen Vereinsaufsicht zuständig. Er sorgt dafür, dass rechtzeitig die notwendigen Unterrichtungen, Stellungnahmen und Anträge anhand entsprechender Informationsvorlagen erfolgen und die erforderlichen Genehmigungen und Zustimmungen eingeholt werden. Er unterstützt insoweit auch den Aufsichtsratsvorsitzenden bei seiner Aufgabe als Abteilungsleiter „Caritas“ beim Bischöflichen Generalvikariat und vertritt diesen dabei, im Verhinderungsfall, soweit die entsprechenden Geschäftsordnungsbestimmungen des Bischöflichen Generalvikariates und Regelungen über die Abteilungsleiterkonferenz nicht entgegenstehen.
Fulda, 12.12.2018
OR Msgr. Elmar Gurk
Aufsichtsratsvorsitzender
Von der vorstehenden Geschäftsordnung für den Vorstand Kenntnis genommen:
Dr. Markus Juch Ansgar Erb
Diözesan-Caritasdirektor Vorstand
